Guidare il cambiamento con l’innovazione nella pubblica amministrazione

Innovare la Pubblica Amministrazione (PA) non è solo una necessità per affrontare le sfide attuali, ma rappresenta anche una grande opportunità di crescita per la società nel suo complesso.

Questo tema ha ricevuto negli ultimi anni una particolare attenzione. È cresciuta sempre più la consapevolezza che una PA efficiente risulti fondamentale per consentire alle aziende di competere a livello internazionale e ai cittadini di ricevere servizi adeguati alle proprie esigenze.

Una crescente digitalizzazione, una semplificazione dei processi della PA, una maggiore centralità di cittadini ed imprese sono ormai necessità imprescindibili cui occorre fornire una adeguata risposta. Un processo di cambiamento senz’altro avviato, ma che necessita di un’ulteriore spinta propulsiva.

Perché innovare la Pubblica Amministrazione oggi

È ormai chiaro che le sfide cui siamo chiamati a rispondere a livello globale, non possono prescindere dal supporto di una moderna PA, al passo con le innovazioni offerte dal mondo digitale.

Cittadini ed imprese si aspettano servizi pubblici efficienti e accessibili, simili a quelli offerti nel settore privato. La digitalizzazione e l’innovazione sono fondamentali per soddisfare queste aspettative.

La PA è invece spesso percepita come un sistema complesso e inefficiente, che rallenta i processi decisionali e operativi. Ma mentre questi aspetti erano in qualche misura “tollerati” nel passato, oggi è chiaro a tutti che la semplificazione e l’automazione delle procedure burocratiche è essenziale per rimanere competitivi.

Un altro tema su cui viene posta una forte attenzione è la scarsa interoperabilità tra le diverse strutture della PA che spesso operano in “silos”, con sistemi non connessi tra loro. Anche su questo è ormai diffusa la consapevolezza che migliorare l’interoperabilità è fondamentale per facilitare la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra diversi enti.

I vantaggi ormai imprescindibili che cittadini e imprese si attendono da questo processo innovativo riguardano:

• Maggiore Efficienza attraverso l’adozione di nuove tecnologie e il miglioramento dei processi interni, con conseguente riduzione dei costi operativi e miglioramento della qualità dei servizi offerti;
• Elevata Trasparenza grazie alla possibilità offerta dalle moderne tecnologie di facilitare l’accesso alle informazioni pubbliche e di rendere i processi chiari e tracciabili;
• Forte interoperabilità tragli enti pubblici in modo da semplificare e velocizzare i processi amministrativi

Il ruolo dei leader nel governare il cambiamento

Risulta ormai evidente la necessità di avere all’interno della PA dei leader in grado di governare con successo l’introduzione di tecnologie innovative che possano rivoluzionare le normali pratiche lavorative. Leader in grado di implementare progetti di successo, grazie a una combinazione di visione, capacità di pianificazione e collaborazione con il settore privato. Nello specifico i leader devono garantire:

• Competenze specifiche nel settore dell’innovazione tecnologica in modo da comprendere dove e come implementare nuove metodologie di lavoro che possono migliorare l’efficienza e l’efficacia della PA.
• Visione chiara di come l’innovazione può trasformare la PA, con capacità di immaginare il futuro dell’organizzazione e di comunicarlo all’interno al fine di ispirare e motivare il personale.
• Responsabilità del cambiamento ovvero capacità di prendere decisioni difficili e ad affrontare eventuali resistenze all’interno dell’organizzazione.

I leader devono anche essere in grado di rompere i pregiudizi legati ad una gestione tradizionale della PA, spesso caratterizzata dalla resistenza al cambiamento e dallo scarso senso di responsabilità, con il rischio di limitare la capacità di adattarsi ai rinnovamenti e alle nuove sfide.

L’importanza della leadership trasformativa

Per crescere la PA ha un forte bisogno di una “leadership trasformativa” in grado di andare oltre la semplice gestione e diventare agente del cambiamento. Una leadership in grado di ispirare il personale, promuovere l’innovazione e incoraggiare un ambiente di lavoro collaborativo e creativo.

Esistono già all’interno della PA dei prototipi di “leadership trasformativa” virtuosa. Sono ad esempio i cosiddetti “digital champion”, figure chiave che si concentrano sull’integrazione delle tecnologie digitali per migliorare i servizi pubblici e l’accessibilità per i cittadini. Un altro esempio virtuoso è rappresentato dai “City Manager Innovativi” che hanno in alcuni casi dimostrato in che modo innovare le amministrazioni locali attraverso iniziative come smart cities e/o l’utilizzo di tecnologie avanzate per migliorare la qualità della vita urbana.

Innovazione nella pubblica amministrazione: le leve strategiche per innovare

Le principali leve strategiche che devono essere utilizzate dalla PA per innovare sono rappresentate da un positivo utilizzo delle tecnologie abilitanti, da un significativo investimento nel capitale umano e da una efficace attivazione di partnership strategiche con il settore privato.

Nello specifico le tecnologie abilitanti attualmente disponibili stanno modificando profondamente la vita di tutti i giorni e stanno diventando anche per la PA, se ben utilizzate, elementi imprescindibili in grado di trasformare radicalmente il modo in cui i servizi pubblici sono erogati. Ci riferiamo essenzialmente a delle tecnologie che sono ormai sulla bocca di chiunque voglia affrontare in modo credibile il tema dell’innovazione e della trasformazione digitale. Nello specifico parliamo di Cloud Computing, Intelligenza Artificiale (IA), Blockchain, Interoperabilità dei Dati.

Con riferimento invece alla valorizzazione del capitale umano diventa fondamentale, soprattutto nella PA, attivare processi di formazione continua per sviluppare nuove competenze e adattarsi a un ambiente in rapido cambiamento. I programmi di formazione dovrebbero includere competenze digitali, gestione del cambiamento e leadership.

Un altro tema strategico fondamentale per la crescita della PA è l’attivazione di efficaci partnership Pubblico-Privato. La collaborazione con il settore privato può infatti accelerare l’innovazione nella PA apportando nuove idee, tecnologie e modelli operativi che la PA stessa potrebbe non essere in grado di sviluppare autonomamente.

Gli strumenti a supporto dell’innovazione nella pubblica amministrazione

Una spinta fondamentale all’innovazione tecnologica è fornita dall’Unione Europea che stabilisce standard di efficienza e trasparenza che i paesi membri devono rispettare.

Le richieste a livello europeo e le aspettative crescenti da parte di cittadini ed imprese comportano l’esigenza di significativi investimenti nel settore pubblico. A questa esigenza è venuto incontro uno strumento probabilmente unico come il PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) che ha messo in gioco notevoli risorse finanziarie. Uno strumento ambizioso, che sta dando sicuramente i suoi frutti, ma che non stiamo riuscendo ad utilizzare appieno.

PNRR: uno strumento unico ma non abbastanza utilizzato

Con riferimento al primo trimestre di quest’anno (dati OpenPNRR.it) su un totale di 3,4 miliardi di euro disponibile sul tema “Amministrazione Digitale” è stato speso solo il 22%. Sul tema “Cittadinanza Digitale” abbiamo invece impiegato il 29% dei 2,6 miliardi di euro resi disponibili dal PNRR. In sintesi, le risorse per innovare ci sono, risulta al momento limitata la capacità di impegnarle in modo efficace.

Case study di innovazione riuscita

Nonostante i dati non siano sempre confortanti, sono molti i casi che potremmo citare dove l’innovazione nella PA ha portato significativi benefici alla collettività.

Con riferimento alla nostra esperienza, ci piace ad esempio parlare del processo legato alla finanza agevolata, dove c’è ancora molto da fare, ma dove i risultati conseguiti sono notevoli.

Parliamo dei “Fondi Strutturali Europei” e nello specifico del “Programma Operativo Nazionale” (PON), e dei “Programmi Operativi Regionali” (POR). Sono misure europee, cofinanziate dallo stato italiano, che operano su un arco temporale di 6 anni,

In quest’ambito la PA mette a disposizione risorse importanti (75 miliardi di euro per il periodo 2021-2027) per promuovere lo sviluppo economico e sociale. I PON e i POR hanno una storia pluridecennale e la loro gestione è migliorata moltissimo grazie all’uso delle tecnologie digitali. Per la presentazione e rendicontazione dei progetti, ad esempio, si è passati dalla necessità di produrre e presentare decine di raccoglitori cartacei, al caricamento on-line di tutto il materiale.

Abbiamo risolto tutti i problemi connessi a queste misure di finanziamento? Ovviamente no. Sono molti i temi che andrebbero migliorati e che richiederebbero un intervento. L’evoluzione digitale ha però semplificato l’intero processo, ha consentito alla PA di velocizzare le procedure ed agli utilizzatori (aziende, enti del terzo settore, organismi di ricerca, amministrazioni locali…) di usufruire di uno strumento imprescindibile per la loro crescita.